Ausgabe 02/​2021

Urlaubsplanung 2021: Das ist wichtig

Viele Unternehmen verlangen, dass du spätestens jetzt deine Urlaubspläne für die nächsten Monate einreichst. Was du dabei beachten musst, erklären wir hier.

Urlaubsplanung: Das zählt

Reisewarnungen, Grenzschließungen, Einreiseverbote: 2020 war kein gutes Jahr für Urlaubsreisen. Schaut man sich die Liste des Auswärtigen Amtes an, welche Länder als Risikogebiete gelten, besteht auch für die kommenden Monate wenig Hoffnung. Von „touristischen Reisen“ in beliebte Urlaubsländer wie Österreich, Frankreich, Spanien und Italien wird abgeraten. Dazu kommen Einschränkungen im Reiseverkehr, in vielen Ländern ist das öffentliche Leben zurückgefahren. Die Tourismusbranche weltweit hofft darauf, dass die zur Jahreswende gestarteten Impfungen Erleichterungen bringen und die derzeit geltenden Einschränkungen zumindest teilweise zurückgenommen werden, wenn die Infektionszahlen sinken. In dieser ungewissen Situation ist es verständlich, dass viele Menschen mit der Reise- und Urlaubsplanung für dieses Jahr lieber noch warten, um dann später spontan zwei bis drei Wochen zu verreisen, wenn die Situation es zulässt.

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Urlaubsplanung sinnvoll, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben

Doch in den meisten Unternehmen geht das so nicht. Schließlich muss die Chefin, der Chef die personellen Ressourcen planen und die Arbeitsfähigkeit des Unternehmens bzw. der Abteilung aufrechterhalten. Auch aus finanziellen Gründen ist es wichtig, dass ein Unternehmen nicht in der zweiten Jahreshälfte mit Urlaubsanträgen überhäuft wird. Daher sind in den meisten Firmen die Mitarbeiter angehalten, spätestens Anfang des Jahres ihre Urlaubsplanung einzureichen. Meist reicht es aus, größere Ferienzeiten bekannt zu geben. Vor allem die zwei Wochen Urlaub, die du auf jeden Fall am Stück nehmen darfst. Es gibt auch Unternehmen, in denen der gesamte Jahresurlaub schon bis auf den letzten Tag geplant werden muss. Regelungen, die dem Arbeitnehmer eine konkrete Urlaubsplanung vorschreiben, gibt es im Bundesurlaubsgesetz nicht. Allerdings liegt es in der Entscheidungsgewalt des Arbeitgebers, ob er einen kurzfristigen Urlaubsantrag bewilligt – oder eben nicht. Denn unter bestimmten Umständen darf er deinen Antrag ablehnen. Zum Beispiel:

  • wenn bereits viele Kolleginnen und Kollegen schon ihren Urlaub bewilligt bekommen haben und die Abteilung dann nicht mehr arbeiten kann;
  • wenn die Abteilung momentan bereits einen hohen Krankenstand aufweist, so dass ebenfalls jeder Mitarbeiter zählt;
  • wenn ein wichtiges Projekt unter deiner Führung bekanntermaßen noch abgeschlossen werden muss;
  • wenn in deinem Unternehmen momentan Hochsaison herrscht und alle Mitarbeiter gebraucht werden;
  • wenn Jahresabschluss- oder Inventurarbeiten anstehen.

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Bei der Urlaubsplanung sind die Wünsche aller Mitarbeiter zu berücksichtigen

Grundsätzlich ist es so, dass der Arbeitgeber dir nicht vorschreiben kann, wann du Urlaub zu nehmen hast. Bei der zeitlichen Festlegung, so besagt es das Bundesurlaubsgesetz, sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen.

Eine Ausnahme besteht, wenn dein Arbeitgeber Betriebsferien angeordnet hat. Dann müssen alle Mitarbeiter auf einmal Urlaub nehmen, die Firma wird praktisch geschlossen. Allerdings dürfen die Betriebsferien nur einen Teil des Jahresurlaubs umfassen und müssen rechtzeitig, in der Regel am Jahresanfang, bekannt gegeben werden.

Bei der Bewilligung des Urlaubs muss der Arbeitgeber aber auch die verschiedenen Interessen unter den Kollegen ausgleichen. Der sogenannte Sozialausgleich betrifft vor allem Eltern schulpflichtiger Kinder. Sie sind in der Regel darauf angewiesen, dass sie ihren Urlaub in den Schulferien nehmen.

Tatsächlich haben Eltern einen gewissen Vorrang bei der Urlaubsvergabe, aber nicht automatisch. Auch Kinderlose müssen in den Ferienzeiten nicht immer zurückstecken. Denn zu den sozialen Gesichtspunkten, die der Arbeitgeber berücksichtigen muss, gehört auch:

  • wenn ein Kollege oder eine Kollegin gerade eine schwere Krankheit und entsprechende Reha-Maßnahmen überstanden hat und den Erholungsurlaub dringend benötigt;
  • wenn ein Kollege oder eine Kollegin aufgrund ihres höheren Lebensalters oder einer längeren Betriebszugehörigkeit einen größeren Vorrang genießen;
  • wenn der Partner oder die Partnerin beim jeweiligen Unternehmen nur zu einem bestimmten Zeitpunkt Urlaub bekommt.

In solchen Situationen ist der Arbeitgeber gefragt, mit den Beteiligten eine Lösung zu finden, mit der alle leben können. Vielleicht kann die eine Kollegin Abstriche bei der Dauer ihres Urlaubs machen, ein anderer auf einen der heiß begehrten Brückentage verzichten. Häufig gibt es Online-Tools, die bei der Planung helfen. Stehen keine anderen Urlaube oder dringende betriebliche Belange dem eigenen Wunsch entgegen, darf der Arbeitgeber den Urlaub in der Regel nicht verweigern.

Was passiert mit dem Resturlaub?

Es ist ein weitverbreiteter Irrtum, dass du übrig gebliebene Urlaubstage immer mit ins neue Jahr nehmen kannst und bis zum 31. März Zeit hast, sie aufzubrauchen. Solche Regelungen kann es in Arbeits- und Tarifverträgen geben. Das sind dann aber gesonderte Vereinbarungen. Die gesetzlichen Regelungen besagen nämlich erst mal nur, dass du deinen Jahresurlaub innerhalb des jeweiligen Kalenderjahres nehmen musst. Doch es gibt Ausnahmen von dieser Regelung. Nämlich dann, wenn persönliche oder betriebliche Gründe dagegengesprochen haben, alle Urlaubstage auch im jeweiligen Jahr zu nehmen – zum Beispiel, wenn du krank geworden bist oder wenn ein dringender Großauftrag einen längeren Urlaub verhindert hat. In diesen Fällen verfällt dein Resturlaub nicht automatisch. Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (AZ 9 AZR 541/1) muss der Arbeitgeber erst einmal:

  • dich rechtzeitig darüber informieren, dass du noch offene Urlaubstage hast;
  • dir die Möglichkeit einräumen, den Urlaub noch im Kalenderjahr zu nehmen;
  • dich darüber aufklären, wann und unter welchen Bedingungen der Resturlaub sonst verfällt.

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Kulanz des Arbeitgebers bei spontanen Änderungen

Ein weiterer Grundsatz besagt: Bewilligter Urlaub kann nicht zurückgenommen werden. Vor allem nicht vom Arbeitgeber, es sei denn, eine absolute Notsituation ist entstanden. Dafür gelten aber sehr hohe Anforderungen. Ein neues Großprojekt reicht nicht, es muss tatsächlich die Existenz des Unternehmens auf dem Spiel stehen.

Für Angestellte gelten dieselben Regelungen. Wenn du deinen Urlaub nicht antreten kannst, dann hast du keinen Anspruch darauf, die Urlaubstage zurückzubekommen. Etwa, wenn das Familienhotel in Österreich, in dem ihr ein Zimmer gebucht habt, in einer Region liegt, die plötzlich zum Corona-Risikogebiet erklärt wurde und ihr nun zu einem anderen Zeitpunkt eine Tour mit dem Wohnmobil durch Norddeutschland plant.

In diesem Fall liegt es an der Kulanz des Arbeitgebers, ob die bereits genehmigten Urlaubstage zurückgenommen werden und du den Urlaub auf einen anderen Zeitraum verschieben kannst. Daher unser Tipp: Erkundige dich schon jetzt bei deiner Chefin bzw. deinem Chef oder in der Personalabteilung, ob man dir und deiner Familie in diesem Fall irgendwie entgegenkommen kann.

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